入学志望者への情報提供と、資料請求等の見込客獲得の機能を果たす

同社の全日制教育事業部では、全日制専門校である「総合学園ヒューマンアカデミー」のサイトを運営している。同校は、17の校舎で全18の学科(カレッジ)を開講している。「産学官協同を掲げ、1996年からの16年間で、のべ2万3千人の卒業生を輩出しました。企業と連携したカンパニースクールということで、実践的なカリキュラムに特色があります(齊藤さん)」。

Webサイトの役割は、主に、入学を検討している志望者への情報発信と、サイトを通じた資料請求等の見込客(リード)の獲得にある。一方で、同部では、3人の担当者が約25のサイト運用に携わっている。「各サイトの多くは、週に何度も更新しますし、多いところで100ページ程度の更新ボリュームです。デバイスもデスクトップにケータイ、スマホと多様化してきており、部署の担当者の運用負荷を低減したいという課題がありました(齊藤さん)」。

もう一つの課題は、各カレッジが定期的に開催する、入学志望者向けの各種イベント情報のWebへの掲載だ。「毎年4月から8月末くらいにかけて、入学志望者向けにマンガ家や、メークアップアーティストをゲストに招いて、イベントを全国で開催します。紙媒体である雑誌に告知を出してホームページで申し込みを受け、イベントに参加してもらう流れです。雑誌向けの告知ページからチラシのデザインを起こし、それを参考にWebページをデザインします。基本的に紙のデザインやレイアウトを踏襲するため、イベントごとにデザインが異なり、時間もコストを要するうえ、公開後の情報のメンテナンスも煩雑で、相当の負荷となっていました(齊藤さん)」。

このように、日常的な情報更新を効率化し、各校の入学案内や紙媒体と連動したイベント情報などの情報発信もWebでテンプレート化し、情報発信のスピード化、低コスト化を図りたいという課題があった。また、情報公開に至る社内の承認フローも一本化し、業務の流れをシステム化する必要があったと齊藤さんは語ってくれた。

CMSとしてのMTの機能性とカスタマイズの柔軟性が決め手

運用担当者の負荷低減と、イベント情報のCMSによる統合を目的としたリニューアルの検討は、2012年に入ってから本格化した。「カレッジのサイトは、以前のリニューアルが5、6年前なので、時期的にもそろそろという感触はありました。カレッジのリニューアルに先行して、各校舎のブログの改修を行いました。この際、汎用CMSの導入を決定し、最終的に、シックス・アパートの『Lekumo ビジネスブログ(旧TypePad ビジネス)』を導入したのです(齊藤さん)」。

以前は自社製のCMSを用いていたものの、カスタマイズには相当のコストを要するということで、いくつかCMS製品を検討する中で「Movable Type」の優位性が高いことが決め手になったという。「性能が良くても導入実績の少ないCMSでは、扱える開発会社が少ないのが心配でしたし、また、オープンソースであるWordPressは、メーカー製品ではないため、明確なサポート先がないという点がネックとなりました(齊藤さん)」。また、開発会社としてスカイアークを選定した経緯について、齊藤さんは次のように語ってくれた。「シックス・アパートから何社か紹介をいただく中で、スカイアークの提案が一番、自分たちがやりたいことを実現できると思ったのです。一つは、カレッジのサイトを一元管理し、デスクトップ、ケータイ、スマホという3デバイスに対応して情報更新を容易にする仕組み、もう一つは、イベント情報のページをテンプレート化し、公開までの承認フローをシステム化したかったのです(齊藤さん)」。

情報の構成が複雑で、情報登録の際の例外処理も多いイベント情報を一元管理するには、『Movable Type』をベースにCMS機能を強化した『MTCMS』の機能性の高さやカスタマイズの柔軟性は魅力だったという。「最終的には、『MTCMS』に、専用サーバーによるホスティング環境がパッケージとなった『SKYARC Web Platform』を導入いただきました。それまでの運用していた自社サーバーでは接続速度と安定性の面で課題があったということで、サーバー機器の導入から保守・運用までトータルでアウトソースできるという点を評価いただいたようです(高野さん)」。『MTCMS』というCMS製品と、専用サーバーによるホスティング環境がセットとなった『SKYARC Web Platform』のソリューションの優位性がうかがえる。

イベント情報管理のための情報設計とMT管理画面のカスタマイズに注力

スカイアークの桐田さんにリニューアルに際して、苦労した点や工夫したポイントを聞いてみた。「ある程度、Webが詳しくなくても容易に更新できる操作性を第一に考え、管理画面の見せ方などを工夫しました。たとえば、入力フィールドに説明文を補足したり、必須項目は色を変えたりするなど、入力ミスがないように配慮しました(桐田さん)」。最も力を入れた部分はイベント情報の管理で、イベントごとの例外処理をどうシステム化するかという部分だったという。その点につき、齊藤さんは以下のように語る。

「日時や場所、ゲストといった基本的な入力項目のほかに、細かい付帯情報があり、ある程度、管理画面上で組み合わせをカバーする必要がありました。入力項目はカスタムフィールドを増やして対応してもらい、メニュー項目の多さについては、メニュー名が折りたたまれ、クリックすると展開するようUIの工夫をしてもらいました。また、イベントは校舎の他に外部の会場で行われることがあり、入力項目を選択式にするのか自由入力にするのかを検討したり、複数の校舎で、ゲストが複数にわたる場合に対応するため、フィールド項目を洗い出したりする情報設計に、相当の時間を割きました(齊藤さん)」。

想定される項目の組み合わせをパターン化し、例外処理の可能性については、スカイアークにそのつど解決策を提示してもらいながら開発を進めていったという。また、ワークフローの部分では、各カレッジの担当者と、全国のカレッジを統括する責任者、Webの運用を担当するWeb課、そして、バナー等の素材を制作する制作会社と、MTの管理画面上で公開までの承認のフローを一本化している。「イベント情報は、出演者などの外部の関係者に事前に情報を確認してもらう必要があります。そのため、公開前のMTのプレビュー画面のURLをパーマンリンク化するプラグインを用い、外部と事前に情報内容を確認、共有できるよう配慮しました(桐田さん)」。

情報公開のスピードが向上することによりイベント情報の反響率は13％も向上

『SKYARC Web Platform』の導入により、どんなメリットがもたらされたのか聞いてみた。「今まではExcelで申請書をやり取りして、私の方でイベント1件ごとにデスクトップ、ケータイ向けのWebページを制作していました。リニューアル後は、それぞれの営業担当者からWeb掲載の申請があったら、私の方でMT上にページの大枠を作り、メインビジュアルやバナーなどの素材を外部に手配します。各担当者はMT上で情報を登録し、公開するという流れに統合されました(齊藤さん)」。

具体的なメリットについてはどうだろうか。「情報公開のスピードが向上しました。特に、イベント情報は、これまでは開催決定から、紙媒体制作、Webのリリースまでだいたい1ヵ月くらいのスケジュールでした。リニューアル後は、約2週間でリリースが完了できるようになりました。また、情報登録が内製化され、バナー素材等の制作コストも下がったため、情報公開までのコストも下がりました(齊藤さん)」。実際に、2012年8月開催のイベントでは、7月中旬での申請から2週間以内(7月中)での公開に漕ぎつけ、結果として、告知期間が延び、お問い合せ件数の反響率が対前年比で13％ほど上がったのだという。

では、3デバイス対応についてはどうだろうか。「ケータイはケータイキットを用い、スマートフォンについては、これまではケータイ向けのサイトをコンバートして見せていました。リニューアルにより、スマートフォン向けサイトに対応していただき、デスクトップ向けの内容を入力すれば、スマホ、モバイルがワンストップで表示できるようになりました。反響率の面では、2012年夏からは、スマホがケータイの反響率を上回り、両者の割合は逆転しています(齊藤さん)」。今後は、SEOによるサイト流入をさらに促進するため、各カレッジサイト配下に「学生の声」などといったコンテンツを増やす内部施策を強化していく予定という。

また、MTの使い勝手について齊藤さんは以下のように語る。「『MTCMS』は、管理画面のカスタマイズなどをしていただき、機能が増えたにもかかわらず、使いやすいです。必要な情報を入力すればそれでページができるというのは、シンプルでわかりやすいと思います。各カレッジの担当者には、導入時にマニュアルを配布し、テレビ会議を通じて操作説明会を行いました。担当者は20代から30代前半の営業が中心なので、ブログを書いた経験もあり、違和感なく使ってもらっています(齊藤さん)」。

内部コンテンツの強化と、さらなるCMSの活用策に期待

今後の機能拡張や、サイト活用の考え方について聞いてみた。「リリース後の検証を元に、問い合わせボタンの位置や数など、UI面のチューニングと、コンテンツの強化が課題です。また、年度の変わり目のカリキュラム等の情報変更に迅速に対応し、次年度の反響を多く獲得できるようにしたいです。情報更新は毎年ありますし、カレッジも増えているので、CMSを活用し、いち早く情報を配信して数多く反響を取っていくようにしたいです(齊藤さん)」。

今後、スカイアークに寄せる期待について、齊藤さんは以下のようにインタビューを締めくくった。「Webの反響率が改善できる新しい提案を期待しています。スカイアークはWeb制作会社、システム会社というよりは、一緒に悩んでくれるビジネスパートナーというお付き合いをさせていただいています。これからも、Webならではの情報を、スピード感をもって配信できる仕組みづくりを進めていきたいと考えています(齊藤さん)」。

カレッジへの入学志望者への情報発信と、見込客の獲得という役割をこれまで以上に果たすため、スカイアークの果たすべき役割はますます大きくなりそうだ。

写真右からスカイアーク高野さん、ヒューマンアカデミー齊藤さん、スカイアーク古林さん、桐田さん